Forretningsorden og redegørelse for god fondsledelse for Boligfonden Kuben - 2016

Boligfonden Kuben er en erhvervsdrivende selvejende institution. Fonden er stiftet i 1969 af Sparekassen Bikuben.

Fondens formål

• Fonden har til formål at bidrage til udviklingen af byggeriets kvalitet og produktivitet. Fonden kan eje al form for fast ejendom samt forestå administration af ejendomme og af byggerier under opførelse. Fonden kan udøve sit virke gennem helt eller delvist ejede datterselskaber.
  
  
• Fondens formål er på almennyttigt grundlag at erhverve byggegrunde og opføre boliger og andet byggeri af god standard til rimelig pris.

Konstitution / Bestyrelse

Fondens overordnede ledelse varetages af en bestyrelse på 5 medlemmer. Medlemmerne bør repræsentere sagkundskab inden for Fondens virke. 4 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Fondens siddende bestyrelse for perioder på 2 år. 1 bestyrelsesmedlem udpeges af Bikuben Fonden for perioder på 2 år. 

Bestyrelsesmedlemmer kan ikke vælges/genvælges, såfremt de i det afsluttede regnskabsår (kalenderåret) er fyldt 70 år eller mere.

Boligfonden har ret til at udpege et medlem af bestyrelsen for Fonden for Billige Boliger

Bestyrelsen bør kortlægge behov for kompetencer i gruppen. Når der udpeges nye medlemmer, bør bestyrelsen sikre, at de nye medlemmer supplerer med kompetencer, som bestyrelsen mangler i kompetencelandskabet.

Bestyrelsen skal overholde retningslinjer for god fondsledelse, og bestyrelsen følger de enkelte retningslinjer.

Arbejdsdeling

Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en formand og en næstformand. Møder indkaldes af formanden eller af et sekretariat. Bestyrelsen skal indkaldes til møde, når et bestyrelsesmedlem eller et direktionsmedlem fremsætter ønske herom.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal med undtagelse af de i vedtægternes § 12 nævnte beslutninger. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Fondens daglige ledelse varetages af et sekretariat, der ansættes af bestyrelsen. Fondens økonomifunktion varetages af et regnskabskontor, der ansættes af bestyrelsen.

Fonden tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem. Ved køb, afhændelse og pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån tegnes fonden af formand og næstformand.

Bestyrelsen kan meddele fuldmagt til medlemmer af sekretariatet eller andre. Fuldmagter kan meddeles til en enkelt person eller flere personer i forening.

Dagsorden, referater og opfølgning på beslutninger

Sekretariatet udsender dagsorden mindst 5 dage før et bestyrelsesmøde. Dagsordenen skal udarbejdes i samarbejde med bestyrelsens formand eller næstformand og udsendes digitalt.

Sekretariatet er ansvarlig for at skrive retvisende og forståelige referater efter hvert møde i bestyrelsen. Referatet skal foreligge senest to uger efter mødet er afholdt. Hvis bestyrelsen ikke har kommenteret referatet inden for to uger efter det er udsendt, kan det betragtes som godkendt. Referatet skrives under ved førstkommende møde.

Når bestyrelsen vedtager en aktivitet, skal der udpeges en ansvarlig for gennemførelsen. Det er bestyrelsens ansvar at følge op på aktiviteter og sikre, at beslutninger eksekveres.

Årshjul

På 1. bestyrelsesmøde i året vedtager bestyrelsen et årshjul og fastlægger alle møder og andre aktiviteter, f.eks. uddeling af priser og seminarer med bestyrelsen, i det indeværende år.

Årshjulet udarbejdes af sekretariatet i samarbejde med formanden. Årshjulet indeholder alle deadlines for regnskabsprocedure m.m.

Regnskab

Regnskabsåret er kalenderåret. Bogholderi og årsregnskab udfærdiges af regnskabskontoret og godkendes af bestyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Der udpeges to bestyrelsesmedlemmer til at varetage den daglige kontakt omkring økonomi med sekretariatet. Den ene er næstformanden.

Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor, der vælges på årets generalforsamling af bestyrelsen for et år ad gangen.

Bestyrelsen påser, at bogføring og formueforvaltning kontrolleres på en tilfredsstillende måde.